CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
RESOLUCION
ORGANICA NUMERO 5580 DE 2004
(Mayo
18)
por la cual se
reglamenta la metodología de los planes de mejoramiento y se modifica parcialmente la Resolución
Orgánica 5544 de 2003.
El Contralor General de la
República, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales,
y
CONSIDERANDO
Que los numerales 4 y 11 del
artículo 268 de la Constitución Política, prescriben que son atribuciones del
Contralor General de la República exigir informes sobre su gestión fiscal a los
empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o
privada que administre fondos o bienes de la Nación y presentar informes al
Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones
y la certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con
la ley;
Que el numeral 6 del artículo
268 de la Constitución Política establece como una de las atribuciones del
Contralor General, la de conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control
fiscal interno de las entidades y organismos del Estado;
Que el artículo 95 del Decreto
111 del 15 de enero de 1996 establece que la Contraloría General de la República
ejercerá vigilancia fiscal de la ejecución del presupuesto sobre todos los
sujetos presupuestales;
Que el artí culo 35 del
Decreto-ley 267 del 22 de febrero de 2000, preceptúa dentro de las atribuciones
del Contralor General de la República, fijar las políticas, planes, programas y
estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del
control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría
General de la República, de conformidad con la Constitución y la
ley;
Que los planes de mejoramiento
son instrumento indispensable para
procurar el buen uso de los recursos públicos y garantizar la eficacia del
proceso auditor, cuando en el mismo se determinen hallazgos administrativos
negativos en la gestión fiscal de los sujetos de vigilancia y control
fiscal;
Que resulta conveniente
desarrollar una metodología que facilite la presentación de los hallazgos y de
las acciones correctivas que permitan la objetiva evaluación del cumplimiento de
los planes de mejoramiento;
Que la consolidación de los
resultados de la evaluación y seguimiento del cumplimiento de los planes de
mejoramiento le permitirá a la Contraloría General de la República determinar,
en evaluaciones sectoriales, las fallas y avances en las acciones de mejora de
la gestión pública;
Que como consecuencia del
incumplimiento de los planes de mejoramiento, es preciso determinar las sanciones que proceden
contra los responsables de los sujetos de control, de conformidad con la Ley 42
de 1993 y Resolución Orgánica número 5554 del 11 de marzo de 2004 o las normas
que las modifique o adicionen;
Que se hace necesario
reglamentar las condiciones y requisitos para la presentación y evaluación de
los planes de mejoramiento; sobre la base de una metodología clara y precisa,
que resulte benéfica tanto para los sujetos de vigilancia y control fiscal como
para la Contraloría General de la República;
Que, para el adecuado
desarrollo de los fines anteriores, se impone la modificación parcial de la
Resolución Orgánica 5544 de 17 de diciembre de 2003 en sus artículos 22, 45 y
46;
En mérito de lo
expuesto,
RESUELVE:
CAPITULO
I
Objeto y ámbito de
aplicación
Artículo 1º. Objeto y
ámbito de aplicación. La presente resolución tiene por objeto prescribir los
métodos para la presentación, declaración de conformidad, evaluación del
cumplimiento de los planes de mejoramiento y las posibles sanciones por su
incumplimiento.
Las disposiciones contenidas
en la presente resolución se aplican a todas las entidades del orden nacional y
a los particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos
de la Nación, o que vigila la Contraloría General de la República, y a las
cuales se les practique la Auditoría Gubernamental con enfoque
integral.
CAPITULO
II
Los planes de mejoramiento y su
presentación
Artículo 2º. Plan de
mejoramiento. Se entiende por plan de mejoramiento, el conjunto de acciones
que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal, tendientes a subsanar o
corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido
identificados en ejercicio de la Auditoría Gubernamental con enfoque integral, c
on el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia,
eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental.
Artículo 3º. Obligación de
presentarlo. Todo sujeto de control fiscal, deberá presentar un plan de
mejoramiento para subsanar y corregir los hallazgos administrativos negativos
formulados en el informe de auditoría emitido por la Contraloría General de la
República.
Parágrafo 1º. En cada sujeto
de control fiscal, existirá un plan de mejoramiento único que se actualizará con
ocasión de nuevos informes de auditoría.
Parágrafo 2º. En el caso del
control excepcional la Contraloría General de la República, requerirá el plan de
mejoramiento, en los mismos términos y condiciones como se le solicita a sus
sujetos de control, dando traslado inmediato a las Contralorías Territoriales
respectivas para su seguimiento. Igualmente para el ejercicio del control
concurrente y prevalente se aplicará la presente
resolución.
Artículo 4º.
Responsabilidad. El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga
sus veces en los sujetos de control donde la Contraloría General de la República haya practicado una Auditoría
Gubernamental con enfoque integral, deberá suscribir y presentar un plan de
mejoramiento consolidado por entidad, entendiéndose que debe incluir todos
aquellos planes de mejoramiento que hayan elaborado y presentado los puntos de
control como producto de una auditoría. Esta responsabilidad de suscribir el
respectivo plan es intransferible e indelegable a funcionarios de la respectiva
entidad.
Parágrafo. Las Oficinas de
Control Interno apoyarán al jefe de la entidad o representante legal en la
formulación de los planes de mejoramiento y en su seguimiento. Los documentos
que contengan los mismos serán suscritos de manera conjunta por el jefe de la
entidad o representante legal y el jefe de control interno o quien haga sus
veces.
Artículo 5º. Función de la
Contraloría. La Contraloría General de la República vigilará el cumplimiento
de los planes de mejoramiento y sancionará su incumplimiento, de conformidad con lo que establece el
Título II, Capítulo V de la Ley 42
de 1993 y el literal h) numeral 2 del artículo 4º de la Resolución Orgánica 5554
de 2004.
Artículo 6º. Contenido.
El plan de mejoramiento elaborado por las entidades sujetos de control contendrá
la siguiente información:
1. Períodos fiscales que
cubre.
2. Relación de los hallazgos
debidamente codificados y clasificados.
3. Descripción de las acciones
correctivas que se desarrollarán para subsanar y corregir cada uno de los
hallazgos administrativos negativos formulados en el informe de auditoría, con
sus correspondientes objetivos, metas de acción, plazos y fechas de iniciación y
terminación.
Parágrafo 1º. Para efecto de
la aplicación del numeral tercero de este artículo entiéndase por: objetivo de
las acciones correctivas el resultado cualitativo esperado de estas por meta, el producto que se espera lograr y que
se pueda cuantificar, y por plazo
de la acción, el número de semanas entre la fecha de iniciación y de terminación
de la acción correctiva.
Parágrafo 2º. La información
de que trata el presente artículo será presentada en el Formato número 1 del Anexo1 de esta
resolución.
Artículo 7º. Presentación y
plazo. El sujeto de control que tenga su sede principal en Bogotá, Distrito
Capital, deberá presentar el plan de mejoramiento a la Contraloría Delegada, que
le ejerza vigilancia y control fiscal en caso que el sujeto de control tenga su
sede principal en ciudad diferente a Bogotá, deberá remitirse simultáneamente a
la Contraloría Delegada y a la Gerencia Departamental respectiva. El plan de
mejoramiento se presentará, en
todos los casos en copia dura y medio magnético, en un plazo máximo de quince días,
contados a partir de la presentación del informe definitivo de auditoría,
según el Anexo 1, Formato 1 de esta resolución.
Parágrafo. El incumplimiento
del plazo establecido por parte del sujeto de control, dará lugar a aplicar la
sanción a que se refiere el Título II, Capítulo V, artículo 101 de la Ley 42 de
1993, y el literal h) numeral 2 del artículo 4º de la Resolución Orgánica 5554
de 2004. Artículo 8º. Prórroga de los compromisos. La entidad podrá
solicitar, por una sola vez debidamente justificado, en motivos de fuerza mayor
o caso fortuito, prórroga del plazo para el cumplimiento de una determinada
meta, que no será superior al plazo establecido
inicialmente.
Parágrafo. La solicitud se
deberá hacer ante el Contralor Delegado Sectorial o Gerente Departamental
respectivo, con una antelación no menor del 50% del tiempo restante para
vencerse el plazo de la meta objeto de la prórroga.
CAPITULO
III
Declaratoria de
conformidad
Artículo 9°. Conformidad e
inconformidad sobre las acciones de mejoramiento. La conformidad de las
acciones de mejoramiento es la expresión de aceptación de la Contraloría, cuando
no tenga objeción alguna sobre la pertinencia de las acciones de mejoramiento ni
sobre la razonabilidad de los plazos de las diferentes metas que ha propuesto el
sujeto de control. El sentido contrario a esta definición es la inconformidad.
En ningún caso, la conformidad de las acciones de mejoramiento se entenderá como
aprobación o acuerdo respecto a la eficacia de dichas
propuestas.
Dentro del mes siguiente a su
recepción, la Contraloría Delegada Sectorial o la Gerencia Departamental
respectiva de la Contraloría General de la República, manifestará por escrito al
representante legal de la entidad sujeto de control, su conformidad o
inconformidad con el plan de mejoramiento.
Parágrafo 1°. Si transcurrido
un mes desde la presentación oportuna del plan de mejoramiento, la Contraloría
Delegada Sectorial o Gerencia Departamental respectiva, no emiten su
pronunciamiento, se entiende que ha sido dada la
conformidad.
Parágrafo 2°. Se entiende por
pertinencia la correspondencia entre la acción correctiva propuesta y la causa
del hallazgo respectivo; y por razonabilidad del plazo, la duración apropiada
para realizar la acción correctiva. El sentido contrario a estas definiciones es
la impertinencia o la no razonabilidad del plazo.
Parágrafo 3°. Las objeciones
de la Contraloría General sobre la pertinencia de las acciones presentadas y la
razonabilidad de los plazos contenidos en el plan de mejoramiento, deberán
comunicarse al sujeto de control, dentro del mes posterior a su presentación.
Recibidas las respectivas objeciones, el representante legal, o el jefe de la
entidad, tendrá un plazo de siete (7) días hábiles para hacer las correcciones
que sean necesarias. La Contraloría Delegada, o la Gerencia Departamental
respectiva dispondrá de cinco (5) días hábiles para pronunciarse sobre los
ajuste s formulados.
Si persistiere la diferencia
de opinión entre el sujeto de control y la Contraloría Delegada Sectorial, o
gerencia departamental el plan se pondrá en ejecución con las acciones restantes
y la Contraloría General de la República dejará expresa la constancia de
declaratoria de inconformidad por las acciones pendientes.
Artículo 10. Persistencia
en la diferencia sobre la acción correctiva. En el caso que, transcurrido un
mes desde la declaratoria de no conformidad, persistan las diferencias entre el
sujeto de control y las Contralorías Delegadas Sectoriales, o Gerencias
Departamentales, sobre la pertinencia de la acción correctiva o la razonabilidad
del plazo, como lo establece el artículo 9º parágrafo 3º, de esta resolución, el
despacho del Contralor General delegará a un funcionario o a un grupo de trabajo
para que dirima la controversia. Si el funcionario designado, el grupo de
trabajo o el sujeto de control lo solicitan, convocarán a una audiencia con el
sujeto de control y con la Contraloría Delegada Sectorial o la Gerencia
Departamental respectiva.
CAPITULO
IV
Clasificación de los
hallazgos
Artículo 11. Clasificación
de hallazgos administrativos negativos. Con el fin de lograr una mayor
precisión en la presentación de los hallazgos administrativos negativos que
hayan sido identificados en ejercicio del proceso auditor, el informe de
auditoría que se le entrega al sujeto de control deberá contener una
clasificación y codificación de dichos hallazgos, de conformidad con las
instrucciones y códigos establecidos en el Anexo 2 de esta
resolución.
Artículo 12. Hallazgo
administrativo negativo. Se entiende por hallazgo administrativo negativo
toda situación que haga ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o
insostenible ambientalmente, la actuación del sujeto de control o que viole la
normatividad legal y reglamentaria.
Parágrafo. Cada hallazgo será
motivo de una o varias acciones correctivas, de conformidad con sus
causas.
Artículo 13.
Codificación. Se establece una codificación de los hallazgos
administrativos negativos con siete dígitos. Los dos primeros dígitos se
refieren a las grandes áreas de la administración; los dos siguientes a las
subáreas y los tres últimos a las actividades específicas de acuerdo con lo
establecido en el Anexo 2 de la presente resolución.
CAPITULO
V
Informes de avance y
evaluación del cumplimiento
de los planes de mejoramiento
Artículo 14. Informes de
avance. En cumplimiento de las directivas o instrucciones que se emiten por
parte del Gobierno Nacional, los exámenes sobre los planes de mejoramiento que
lleven a cabo las juntas, los comités o las instancias que tengan la función
directiva de las entidades del orden nacional o los comités coordinadores de
control interno serán remitidos por el representante legal de cada entidad, al
Contralor General de la República dentro de los plazos que determinan tales
directivas o instrucciones. Los representantes legales de cada entidad serán
responsables de la publicación en la página web de dichos
informes.
Parágrafo. Respecto de los
exámenes sobre los planes de mejoramiento de que trata la Directiva Presidencial
número 8, el interés de la Contraloría General de la República es contar con un
informe ejecutivo sobre las fechas de reuniones del nivel directivo en las
cuales se haya examinado el cumplimiento de los planes de mejoramiento, así como
las principales apreciaciones y observaciones del nivel directivo, respecto del
avance y cumplimiento de los mismos.
Artículo 15. Evaluaciones
periódicas. La Contraloría General de la República hará evaluaciones sobre
el cumplimiento del plan de mejoramiento vigente a la fecha de evaluación. Esta
evaluación se realizará con base en el informe enviado por la Oficina de Control
Interno de los sujetos de control, conforme al Formato 2 del Anexo 1 de esta
Resolución con corte a junio 30 y diciembre 31, dentro de los 15 días hábiles
siguientes, con el fin de determinar si el sujeto de vigilancia de control
fiscal está cumpliendo su plan de mejoramiento.
Parágrafo. Se entiende por
cumplimiento del plan de mejoramiento el logro de las metas propuestas dentro de
los plazos establecidos.
Artículo 16.
Características de la evaluación. La evaluación semestral determina el
grado de cumplimiento y de avance del plan de mejoramiento, con base en el
examen de las metas cuyos plazos hayan vencido y tiene por objeto determinar el
grado de compromiso de la administración del sujeto de control y permitir a la
Contraloría General de la República la elaboración de un informe semestral sobre
el cumplimiento y grado de avance de los planes de
mejoramiento.
La Contraloría General de la
República, podrá hacer verificaciones para corroborar la calidad y veracidad de
la información en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque
Integral.
Parágrafo. En el caso de que
existan acciones correctivas que tengan una duración superior a un año, se
deberán determinar metas con plazos iguales o inferiores a un
año.
CAPITULO
VI
Método de evaluación del
cumplimiento de los planes de mejoramiento
Artículo 17. Método de
evaluación. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de
las metas físicas propuestas cuyo plazo de ejecución se encuentre vencido a la
fecha de evaluación. La duración en semanas de cada meta, se utilizará como
factor ponderador de la importancia específica de cada meta, dentro del plan de
mejoramiento, atribuyendo un punto a cada una de las metas propuestas por cada
semana de duración de las mismas.
Artículo 18. Variables de
evaluación. Para efectos de la comprensión de las fórmulas y métodos de
calificación, a continuación se definen las siguientes
variables:
MPi
= Meta i Propuesta en
el plan de mejoramiento en unidades físicas.
MLi
= Meta i Lograda en
unidades físicas al momento de la evaluación.
CMi
= Cumplimiento de la
Meta i.
PAMi = Puntaje Atribuido a la meta i,
igual a las semanas de duración propuestas para la meta i.
PAMVi = Puntaje Atribuido a la meta i cuyo
plazo de ejecución se encuentra vencido, igual a las semanas de duración
propuestas para la meta i.
PBEA = Puntaje base de evaluación del
avance global del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada
una de las metas del plan.
PBEC = Puntaje base de evaluación de
cumplimiento del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada
una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la
evaluación.
POMi = Puntaje obtenido por la meta
i.
POMVi = Puntaje obtenido por la meta i cuyo
plazo de ejecución se encuentra vencido.
CPM = Cumplimiento del plan de
mejoramiento.
AP
= Avance del plan de
mejoramiento.
Artículo 19. Puntajes base
de evaluación del plan de mejoramiento. El puntaje base para la evaluación
del cumplimiento del plan de mejoramiento a la fecha de evaluación, es la
sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de
ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación, de acuerdo con la
siguiente fórmula:
El puntaje base para la
evaluación del avance del plan de mejoramiento es la sumatoria de los puntajes
atribuidos a todas las metas que comprenden dicho plan, de acuerdo con la
siguiente fórmula:
Articulo 20. Cumplimiento
individual de las metas. Es el resultado de dividir cada meta lograda por la
respectiva meta propuesta en unidades físicas (dimensión de la meta),
multiplicado por 100, de acuerdo con la siguiente fórmula:
MLi
CMi =
x 100
MPi
Artículo 21. Puntaje
obtenido por cada meta. Para determi nar el puntaje obtenido por cada una de
las metas, se multiplica el porcentaje de cumplimiento de cada una de ellas por
el puntaje atribuido a cada una de las metas (semanas de duración propuestas
para las metas) y dividido por 100, de acuerdo con la siguiente
fórmula:
CMi x PAMi
POMi =
100
Artículo 22. Cumplimiento
del plan de mejoramiento a la fecha de evaluación. Se calcula como el
cociente resultante de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas cuyo
plazo de ejecución se encuentra vencido dividido por el puntaje base para la
evaluación del cumplimiento del plan de mejoramiento, multiplicado por 100, de
acuerdo con la siguiente fórmula:
Artículo 23. Grado de
avance del plan a la fecha de evaluación. Se calcula como el cociente de la
sumatoria de los puntos obtenidos por las metas del plan dividido por el puntaje
base para la evaluación del avance, de acuerdo con la siguiente
fórmula:
Artículo 24. Consolidación
de resultados. Las Contralorías Delegadas Sectoriales presentarán
semestralmente a la Oficina de Planeación de la Contraloría General de la
República, la consolidación por áreas y subáreas del cumplimiento de los planes
de mejoramiento. La Oficina de Planeación hará la consolidación general de los
resultados.
CAPITULO
VII
Sanciones
Artículo 25. No
presentación del plan de mejoramiento. Cuando las entidades no cumplan con
la presentación oportuna del plan de mejoramiento se les iniciará el proceso
sancionatorio al representante legal o a quien haga sus veces según lo señalado
en el Título II, Capítulo V, artículo 101 de la Ley 42 de 1993 y en el Capítulo
II de la Resolución Orgánica 5554 de 2002 o las normas que modifiquen estas
disposiciones.
Parágrafo. También se iniciará
el proceso al jefe de la Oficina de Control Interno que no cumpla con la
presentación del informe de avance.
Artículo 26. Incumplimiento
del plan de mejoramiento. En los casos de incumplimiento del plan,
determinados en las evaluaciones desarrolladas de acuerdo con la metodología
establecida en esta Resolución, al representante legal y a los responsables del
área respectiva según las circunstancias en cada caso en particular, se les
iniciará las actuaciones sancionatorias previstas en Título II, Capítulo V,
artículo 101 de la Ley 42 de 1993, en concordancia con el literal h del numeral
2 del artículo 4 de la Resolución Orgánica 5554 de 2004 o las normas que
modifiquen estas disposiciones.
Artículo 27. Graduación de
la sanción. La tasación de la multa se realizará según los criterios de
discrecionalidad y proporcionalidad previstos en el artículo 36 del Código
Contencioso Administrativo, tomando como base de la sanción un salario mensual
devengado, aplicándole una proporcionalidad de cumplimiento del plan según el
grado de avance. En el evento de no presentarse oportunamente el plan de
mejoramiento o su informe de avance se considerará una sanción de 15 días de
salario mensual devengado.
CAPITULO
VIII
Disposiciones
generales
Artículo 28.
Armonización. De conformidad con los numerales 1, 2 y 12 del artículo 268
de la Constitución Política, las Contralorías Territoriales podrán adoptar,
mediante acto administrativo, la presente Resolución Orgánica en las materias de
su competencia, acorde con su estructura orgánica y la naturaleza de sus sujetos
de control.
Artículo 29.
Adopción al sistema de gestión de calidad. La Oficina de Planeación
adelantará los trámites pertinentes en un período no mayor a diez (10) meses
contados a partir de la publicación de la presente Resolución, para estandarizar
dentro del Sistema de Gestión de Calidad el procedimiento contenido en esta
Resolución y la incorporación en la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral
Audite.
Artículo 30.
Derogatorias y vigencia. La presente Resolución sustituye los artículos
22, 45 y 46 y los formatos 15 y 15A de la Resolución Orgánica 5544 de 17 de
diciembre de 2003 y demás disposiciones que le sean contrarias y rige a partir
de la fecha de su publicación. Los Anexos 1 y 2 son parte integrante de esta
resolución.
Publíquese,
comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C.,
a 18 de mayo de 2004.
El Contralor General
de la República,
Antonio Hernández
Gamarra.
Anexo
1
FORMATO 1
PRESENTACION DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
FORMATO 2
PRESENTACION DEL AVANCE DEL
PLAN DE MEJORAMIENTO
Anexo
2
CLASIFICACION DE
HALLAZGOS
Explicación de las
Areas y Codificación correspondiente
11. Dirección y
Planeación Corporativa
Actividades
específicas de la dirección de cualquier entidad para formular e implementar los
objetivos de gestión que se han propuesto. Contempla tres
subáreas:
11 01
Planes. Compromisos generales que orientan el desempeño de toda
organización.
11 02
Políticas y Directrices. Orientaciones generales para el desarrollo de
una entidad.
11 03 Programas y Proyectos. Programa:
Conjunto de proyectos en un sector determinado. Proyecto: Conjunto de
actividades encaminado a lograr un resultado específico, con el objeto de
satisfacer una necesidad o resolver un problema.
Códigos para
clasificación
11 01
001 Formulación de
planes
11 01
002 Ejecución y cumplimiento
de planes
11 01
100
Otros
11 02
001 Formulación de políticas y
directrices
11 02
002 Ejecución y
cumplimiento de políticas y directrices
11 02
100
Otros
11 03
001 Formulación de programas y
proyectos
11 03
002 Ejecución y
cumplimiento de programas y proyectos
11 03
100
Otros
12. Gestiones
Misionales
Actividades propias de la
entidad, que la distinguen en el universo de las entidades públicas. Comprende
dos subáreas:
12 01 Regulación. Actividades como
"autoridad" (expedición de normas, permisos, licencias, sanciones) que
distinguen a una determinada entidad.
12 02 Prestación de servicios o
producción de bienes. Actividades que cumple una entidad para satisfacer,
mediante determinados bienes o servicios, necesidades
públicas.
Códigos para
clasificación
12 01
001 Expedición de
normas
12 01
002 Licencias
12 01
003 Vigilancia y
control
12 01
004 Sanciones
12 01
100
Otros
12 02
001 Nivel de
Eficiencia1
12 02
002 Nivel de
Eficacia2
12 02
003 Nivel de
Economía3
12 02
004 Nivel de Sostenibilidad
ambiental4
12 02
100
Otros
13. Estructura Orgánica y
Funcional
Asuntos relacionados con los
estatutos legales y la estructura orgánica y funcional de la entidad. Tiene dos
subáreas:
13 01 Estatutos y Reglamentos. Existencia, pertinencia
y vigencia de los diferentes instrumentos que sirven de soporte legal a la
acción de la entidad.
13 02 Estructura Orgánica. Existencia,
adecuación o aplicación de organigramas.
Códigos para
clasificación
13 01 001 Existencia, pertinencia o vigencia
de estatutos y reglamentos
13 01 002 Cumplimiento de normas
orgánicas
13 01 100
Otros
13 02 001 Existencia, adecuación o
aplicación de organigramas
13 02 100 Otros
14.
Contratación
Procesos que adelanta la
entidad para proveerse de bienes y servicios, para el cumplimiento de su
actividad. Tiene seis subáreas que corresponden a las tres etapas del proceso, a
aspectos específicos de la contratación directa o por licitación y a otros
aspectos generales.
14 01 Etapa Precontractual de Licitación. Actividades
previas relacionadas con la escogencia del proveedor del bien o del
servicio.
14 02 Etapa Precontractual de Contratación Directa.
Asuntos específicos de esta forma de contratación.
14 03 Etapa Precontractual Contratación por Urgencia
Manifiesta. Asuntos específicos de esta forma de
contratación.
14 04 Etapa Contractual. Actividades propias de la
contratación y complementarias que de ella se derivan.
14 05 Etapa Postcontractual.
Acciones que se realizan para la terminación del contrato.
14 06
Otros Aspectos de la Contratación. Hechos de diversa índole no
relacionados antes.
Códigos para
clasificación
14 01 001 Plan de compras
14 01 002 Disponibilidad
presupuestal
14 01 003 Estudios y diseños
previos
14 01 004 Consulta al SICE
14 01 005 Convocatorias
14 01 006 Términos de referencia
14 01 007 Pliegos de
condiciones
14 01 008 Divulgación
14 01 009 Apertura y cierre
14 01 010 Evaluación y calificación
14 01 011 Estudios técnicos
14 01 012 Estudios jurídicos
14 01 013 Estudios económicos
14 01 014 Estudios
Financieros
14 01 015 Adjudicación
14 01 100 Otros
14 02 001 Plan de compras
14 02 002 Disponibilidad
presupuestal
14 02 003 Estudios y diseños
previos
14 02 004 Consulta al SICE
14 02 005 Convocatorias
14 02 006 Términos de
referencia
14 02 007 Divulgación
14 02 008 Evaluación y
calificación
14 02 009 Estudios técnicos
14 02 010 Estudios jurídicos
14 02 011 Estudios económicos
14 02 012 Estudios
Financieros
14 02 013 Adjudicación
14 02 014 Cumplimiento de requisitos para la
contratación
14 02 015 Transparencia
14 02 016
Selección objetiva
14 02 100 Otros
14 03 001 Declaratoria de la urgencia
manifiesta
14 03 002 Transparencia
14 03 100 Otros
14 04 001 Elaboración del
contrato
14 04 002 Suscripción
14 04 003 Garantías
14 04 004 Interventorías y/o coordinación
interna
14 04 005 Ecuación
contractual
14 04 006 Adiciones
14 04 007 Prórrogas
14 04 008 Cláusulas
exorbitantes
14 04 009 Resolución de
conflictos
14 04 010 Cumplimiento de
anticipos
14 04 011 Legalización de
anticipos
14 04 012 Cancelaciones
anticipadas
14 04 100 Otros
14 05 001 Liquidación
14 05 002 Aplicación de pólizas y
garantías
14 05 003 Resolución de conflictos - tribunales de
arbitramento y conciliaciones
14 05 004 Responsabilidades de los funcionarios,
contratistas e interventores
14 05 005 Caducidad
14 05 100 Otros
14 06 001 Repetición del objeto
contractual
14 06 002 Concentración de contratos en un mismo
contratista
14 06 100 Otros
15. Gestión de Talento
Humano
Conjunto de actividades para
la administración del talento humano que presta servicios a la entidad.
Comprende las siguientes subáreas:
15 01 Carrera
administrativa
15 02 Manejo de
nómina
15 03 Servicios temporales (
incluye presentación de servicios profesionales)
15 04
Capacitación
15 05
Bienestar
15 06 Novedades de
personal
15 07 Procesos
disciplinarios
Códigos para
clasificación
15 01 001 Selección de
personal
15 01 002 Evaluación
15 01 003 Promoción
15 01 004 Escalafón
15 01 005 Rotación de
personal
15 01 006 Políticas de administración del Talento
Humano
15 01 100 Otros
15 02 001 Liquidación de
nóminas
15 02 002 Reconocimiento y liquidación de
prestaciones sociales
15 02 003 Libranzas
15 02 004 Embargos
15 02 005 Manejo de derechos
15 02 100 Otros
15 03 001 Personal de servicios
temporales
15 03 002 Contratistas
15 03 003 Provisionales
15 03 100 Otros
15 04 001 Capacitación relacionada con el
trabajo
15 04 002 Otro tipo de
formación
15 05 001 Seguridad
industrial
15 05 002 Incentivos
15 05 100 Otros
15 06 001 Nombramientos
15 06 002 Vacantes
15 06 003 Licencias
15 06 004 Permisos
15 06 005 Vacaciones
15 06 006 Encargos
15 06 007 Traslados
15 06 100 Otros
15 07 001 Proceso disciplinario - Debido proceso
15 07 002 Proceso disciplinario -
Celeridad
15 07 003 Proceso disciplinario -
Imparcialidad
15 07 100 Otros
16. Manejo de Recursos
Físicos
Conservación y disposición de
los bienes físicos que tiene la entidad. Tiene las siguientes
subáreas:
16 01 Manejo físico de
inventarios5
16 02 Procedimiento de altas
y bajas
16 03 Mantenimiento y
conservación de los elementos
16 04 Propiedad, planta y
equipo
Códigos para
clasificación
16 01 001 Existencia física de los
bienes
16 01 002 Existencia de
inventarios
16 01 003 Manejo de kárdex o archivos de
inventario
16 01 004 Identificación y clasifica ción de
bienes
16 01 100 Otros
16 02 001 Elementos devolutivos en planta y
equipo
16 02 002 Elementos obsoletos
acumulados
16 02 003 Inventarios sin
asignar
16 02 100 Otros
16 03 001 Mantenimiento de
equipos
16 03 002 Cuidado y conservación de bienes y
equipo
16 03 003 Control del funcionamiento y utilización
de equipos
16 03 100 Otros
16 04 001 Control y registro de bienes
inmuebles
16 04 002 Certificados de tradición y libertad de
bienes
16 04 003 Documentación de propiedad de activos
fijos
16 04 100 Otros
17. Manejo Financiero
Operaciones relacionadas con
el recaudo, manejo, conservación y giro de recursos monetarios. Comprende las
siguientes subáreas:
17 01 Gestión de activos
financieros
17 02 Gestión de pasivos
financieros
17 03 Manejo
tributario
17 04 Manejo de
tesorería
Códigos para
clasificación
17 01 001 Existencia y manejo de portafolios de
inversión
17 01 002 Tasas y plazos de
inversión
17 01 003 Riesgo
17 01 004 Liquidez
17 01 005 Transparencia en
negociaciones
17 01 006 Políticas de
inversión
17 01 007 Cartera
17 01 008 Ingresos
17 01 009 Deudores
17 01 010 Tasas y tarifas cobradas por la
entidad
17 01 011 Gestión de cobro
17 01 100 Otros
17 02 001 Portafolio de
empréstitos
17 02 002 Requisitos
17 02 003 Costos y plazos
17 02 004 Nivel de
endeudamiento
17 02 005 Transparencia en la
celebración
17 02 006 Montos
17 03 007 Custodia de valores
17 02 008 Políticas de
endeudamiento
17 02 009
Cuentas por pagar
17 02 010 Bonos y títulos emitidos por la
entidad
17 02 011 Liquidación de
obligaciones
17 02 012 Pago
17 02 013 Administración y registro de activos
contingentes
17 02 100 Otros
17 03 001 Renta
17 03 002 IVA
17 03 003 Predial
17 03 004 Retenciones
17 03 005 Aranceles
17 03 006 Tasas y multas
17 03 100 Otros
17 04 001 Manejo de efectivo
17 04 002 Recaudos
17 04 003 Pagos
17 04 004 Descuentos
17 04 005 Intereses
17 04 006 Sobregiros6
17 04 100 Otros
18. Manejo Presupuestal y
Contable
Actividades relacionadas con
la formulación y ejecución del presupuesto y las operaciones contables que
realiza una entidad. Comprende cuatro subáreas, que son:
18 01 Proceso
contable
18 02 Proceso
presupuestal
18 03
Inventarios
18 04 Propiedad, planta y
equipo
Códigos para
clasificación
18 01 001 Estados financieros
18 01 002 Registros
18 01 003 Soportes
18 01 004 Conciliaciones
18 01 100 Otros
18 02 001 Elaboración del proyecto de
presupuesto
18 02 002 Ejecución de ingresos y
gastos
18 02 003 Adiciones y
reducciones
18 02 004 Traslados
18 02 005 Aplazamientos (congelación de
partidas)
18 02 006 Transparencia
18 02 100 Otros
18 03 001 Registros
18 03 002 Actualización
18 03 003 Valoración
18 03
004Depreciación
18 03
100Otros
18 04
001Registros
18 04
002Actualización
18 04
003Valoración
18 04
004Depreciación
18 04 100Otros
19. Control
Interno
Conjunto de acciones, normas y
procedimientos que lepermiten a la organización el autocontrol de sus
actividades. Comprende seissubáreas:
19 01Ambiente de
control. Forma de ser yoperar de una organización, caracterizada por la actitud
y compromiso de la altadirección.
19 02Administración de
riesgos. Métodológico y sistemático para establecer los riesgos asociados a las
actividades dela entidad.
19
03Operacionalización de los elementoscontrol interno. Articulación e
interrelación del esquema organizacional, laplaneación, los procesos y
procedimientos, el desarrollo de talento humano, lossistemas de información, la
democratización de la administración pública y losmecanismos de verificación y
evaluación.
19 04Documentación.
Registro de las normas,regulaciones, actividades y transacciones de la
entidad.
19
05Retroalimentación. Mecanismos de autocontroly mejoramiento continuo de la
entidad.
Códigos para
clasificación
19 01 001Principios y
valores
19 01 002Compromiso y
respaldo de la alta dirección
19 01 003Cultura de
autocontrol
19 01 004Cultura del
diálogo
19 01
100Otros
19 02 001Valoración
del riesgo
19 02 002Manejo del
riesgo
19 02
003Monitoreo
19 02
100Otros
19 03 001Esquema
organizacional
19 03
002Planeación
19 03 003Procesos y
procedimientos
19 03 004Mecanismos de
verificación y evaluación
19 03 005Desarrollo
del Talento Humano
19 03 006Sistemas de
Información
19 03
007Democratización de la Administración Pública
19 03
100Otros
19 04 001Memoria
institucional
19 04
002Manuales
19 04 003Documentación
de la normatividad
19 04
004Legalidad
19 04 005Políticas de
manejo de archivos
19 04 006Valoración de
documentos
19 04 007Reglamentación de acceso a los
archivos
19 04 008Tablas de
retención
19 04
100Otros
19 05 001Comités de
Coordinación de control interno
19 05 002Programas de
seguimiento
19 05
100Otros
20. Control
social
Acciones orientadas a
lograrque la ciudadanía, en forma directa o mediante las organizaciones de la
sociedadcivil, tome parte en las diversas actividades de la entidad auditada.
Hacereferencia a las siguientes áreas:
20 01Mecanismos internos de
participación
20 02Actividades que
involucran a la comunidad
20 03Manejo de quejas y
reclamos
Códigos
paraclasificación
20 01 001Comités
directivos
20 01 002Comités y
veedurías ciudadanas
20 01
100Otros
20 02 001Foros y
seminarios
20 02
100Otros
20 03 001Registro de
quejas y reclamos
20 03 002Trámite de
quejas y reclamos
20 03
100Otros
21. Gestión
ambiental
Actividades que, de manera
significativa, influyen en elestado ambiental o en el uso de los recursos
naturales.
Las subáreas
son:
21 01Políticas
ambientales
21 02Planes de manejo
ambiental
21 03Reglamentación de
normas
21 04Licencias y
permisos
21 05Acciones de conservación,
mitigación,compensación o recuperación
21
06Otros
Códigos para
clasificación
21 01 001 Formulación
21 01 002 Ejecución
21 02 001 Exigidos
21 02 002 En ejecución
21 03 001 Reglamentación
general
21 03 002 Reglamentación
especial
21 04 001 Directas
21 04 002
Cofinanciadas
21 05 001 Acciones de conservación, mitigación,
compensación o recuperación
21 10 00
Otros
22. Otros
Aquellas actividades que no se
han clasificado en áreasanteriores. Comprende las siguientes
subáreas:
22 01Transparencia en
actividades noespecificadas
22 02Sistemas e
informática
22 03Producción y mercadeo de
bienes
22 04Créditos al
público
22
05Otros
Códigos para clasific
ación
22 01 001Publicidad de
los actos administrativos
22 01 002Distribución
de bienes y servicios
22 02
001Aplicativos
22 02
002Seguridades
22 02 003Auditoría de
sistemas
22 02 004Manejo de
licencias
22 02
100Otros
22 03 001Costos de
producción
22 03
002Distribución
22 03
003Publicidad
22 03
004Promoción
22 03 005Fijación de
precios o tarifas
22 03 006Inventarios
de materias primas y/o mercancías
22 03
007Desperdicios
22 03 008Pérdidas
técnicas
22 03
100Otros
22 04 001Concesión de
créditos7
22 10
001Otros
(C.F.)