CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

RESOLUCION ORGANICA NUMERO 5580 DE 2004

(Mayo 18)

 

por la cual se reglamenta la metodología de los planes de mejoramiento  y se modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de 2003.

 

El Contralor General de la República, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y

 

CONSIDERANDO

 

Que los numerales 4 y 11 del artículo 268 de la Constitución Política, prescriben que son atribuciones del Contralor General de la República exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación y presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones y la certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley;

 

Que el numeral 6 del artículo 268 de la Constitución Política establece como una de las atribuciones del Contralor General, la de conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado;

 

Que el artículo 95 del Decreto 111 del 15 de enero de 1996 establece que la Contraloría General de la República ejercerá vigilancia fiscal de la ejecución del presupuesto sobre todos los sujetos presupuestales;

 

Que el artí culo 35 del Decreto-ley 267 del 22 de febrero de 2000, preceptúa dentro de las atribuciones del Contralor General de la República, fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República, de conformidad con la Constitución y la ley;

 

Que los planes de mejoramiento son instrumento indispensable  para procurar el buen uso de los recursos públicos y garantizar la eficacia del proceso auditor, cuando en el mismo se determinen hallazgos administrativos negativos en la gestión fiscal de los sujetos de vigilancia y control fiscal;

Que resulta conveniente desarrollar una metodología que facilite la presentación de los hallazgos y de las acciones correctivas que permitan la objetiva evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento;

 

Que la consolidación de los resultados de la evaluación y seguimiento del cumplimiento de los planes de mejoramiento le permitirá a la Contraloría General de la República determinar, en evaluaciones sectoriales, las fallas y avances en las acciones de mejora de la gestión pública;

 

Que como consecuencia del incumplimiento de los planes de mejoramiento, es preciso   determinar las sanciones que proceden contra los responsables de los sujetos de control, de conformidad con la Ley 42 de 1993 y Resolución Orgánica número 5554 del 11 de marzo de 2004 o las normas que las modifique o adicionen;

 

Que se hace necesario reglamentar las condiciones y requisitos para la presentación y evaluación de los planes de mejoramiento; sobre la base de una metodología clara y precisa, que resulte benéfica tanto para los sujetos de vigilancia y control fiscal como para la Contraloría General de la República;

 

Que, para el adecuado desarrollo de los fines anteriores, se impone la modificación parcial de la Resolución Orgánica 5544 de 17 de diciembre de 2003 en sus artículos 22, 45 y 46;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO I

Objeto y ámbito de aplicación

Artículo 1º. Objeto y ámbito de aplicación. La presente resolución tiene por objeto prescribir los métodos para la presentación, declaración de conformidad, evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento y las posibles sanciones por su incumplimiento.

 

Las disposiciones contenidas en la presente resolución se aplican a todas las entidades del orden nacional y a los particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos de la Nación, o que vigila la Contraloría General de la República, y a las cuales se les practique la Auditoría Gubernamental con enfoque integral.

CAPITULO II

Los  planes de mejoramiento y su presentación

Artículo 2º. Plan de mejoramiento. Se entiende por plan de mejoramiento, el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal, tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoría Gubernamental con enfoque integral, c on el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental.

 

Artículo 3º. Obligación de presentarlo. Todo sujeto de control fiscal, deberá presentar un plan de mejoramiento para subsanar y corregir los hallazgos administrativos negativos formulados en el informe de auditoría emitido por la Contraloría General de la República.

Parágrafo 1º. En cada sujeto de control fiscal, existirá un plan de mejoramiento único que se actualizará con ocasión de nuevos informes de auditoría.

 

Parágrafo 2º. En el caso del control excepcional la Contraloría General de la República, requerirá el plan de mejoramiento, en los mismos términos y condiciones como se le solicita a sus sujetos de control, dando traslado inmediato a las Contralorías Territoriales respectivas para su seguimiento. Igualmente para el ejercicio del control concurrente y prevalente se aplicará la presente resolución.

 

Artículo 4º. Responsabilidad. El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces en los sujetos de control donde la Contraloría General de la  República haya practicado una Auditoría Gubernamental con enfoque integral, deberá suscribir y presentar un plan de mejoramiento consolidado por entidad, entendiéndose que debe incluir todos aquellos planes de mejoramiento que hayan elaborado y presentado los puntos de control como producto de una auditoría. Esta responsabilidad de suscribir el respectivo plan es intransferible e indelegable a funcionarios de la respectiva entidad.

 

Parágrafo. Las Oficinas de Control Interno apoyarán al jefe de la entidad o representante legal en la formulación de los planes de mejoramiento y en su seguimiento. Los documentos que contengan los mismos serán suscritos de manera conjunta por el jefe de la entidad o representante legal y el jefe de control interno o quien haga sus veces.

 

Artículo 5º. Función de la Contraloría. La Contraloría General de la República vigilará el cumplimiento de los planes de mejoramiento y sancionará su incumplimiento, de  conformidad con lo que establece el Título II, Capítulo V de la  Ley 42 de 1993 y el literal h) numeral 2 del artículo 4º de la Resolución Orgánica 5554 de 2004.

 

Artículo 6º. Contenido. El plan de mejoramiento elaborado por las entidades sujetos de control contendrá la siguiente información:

1. Períodos fiscales que cubre.

2. Relación de los hallazgos debidamente codificados y clasificados.

3. Descripción de las acciones correctivas que se desarrollarán para subsanar y corregir cada uno de los hallazgos administrativos negativos formulados en el informe de auditoría, con sus correspondientes objetivos, metas de acción, plazos y fechas de iniciación y terminación.

Parágrafo 1º. Para efecto de la aplicación del numeral tercero de este artículo entiéndase por: objetivo de las acciones correctivas el resultado cualitativo esperado de estas por  meta,  el producto que se espera lograr y que se pueda cuantificar, y  por plazo de la acción, el número de semanas entre la fecha de iniciación y de terminación de la acción correctiva.

 

Parágrafo 2º. La información de que trata el presente artículo será presentada en el Formato número  1 del Anexo1 de esta resolución.

 

Artículo 7º. Presentación y plazo. El sujeto de control que tenga su sede principal en Bogotá, Distrito Capital, deberá presentar el plan de mejoramiento a la Contraloría Delegada, que le ejerza vigilancia y control fiscal en caso que el sujeto de control tenga su sede principal en ciudad diferente a Bogotá, deberá remitirse simultáneamente a la Contraloría Delegada y a la Gerencia Departamental respectiva. El plan de mejoramiento se presentará,  en todos los casos en copia dura y medio magnético,  en un plazo máximo de quince días, contados a partir de la presentación del informe definitivo de auditoría, según el Anexo 1, Formato 1 de esta resolución.

 

Parágrafo. El incumplimiento del plazo establecido por parte del sujeto de control, dará lugar a aplicar la sanción a que se refiere el Título II, Capítulo V, artículo 101 de la Ley 42 de 1993, y el literal h) numeral 2 del artículo 4º de la Resolución Orgánica 5554 de 2004. Artículo 8º. Prórroga de los compromisos. La entidad podrá solicitar, por una sola vez debidamente justificado, en motivos de fuerza mayor o caso fortuito, prórroga del plazo para el cumplimiento de una determinada meta, que no será superior al plazo establecido inicialmente.

 

Parágrafo. La solicitud se deberá hacer ante el Contralor Delegado Sectorial o Gerente Departamental respectivo, con una antelación no menor del 50% del tiempo restante para vencerse el plazo de la meta objeto de la prórroga.

CAPITULO III

Declaratoria de conformidad

 

Artículo 9°. Conformidad e inconformidad sobre las acciones de mejoramiento. La conformidad de las acciones de mejoramiento es la expresión de aceptación de la Contraloría, cuando no tenga objeción alguna sobre la pertinencia de las acciones de mejoramiento ni sobre la razonabilidad de los plazos de las diferentes metas que ha propuesto el sujeto de control. El sentido contrario a esta definición es la inconformidad. En ningún caso, la conformidad de las acciones de mejoramiento se entenderá como aprobación o acuerdo respecto a la eficacia de dichas propuestas.

 

Dentro del mes siguiente a su recepción, la Contraloría Delegada Sectorial o la Gerencia Departamental respectiva de la Contraloría General de la República, manifestará por escrito al representante legal de la entidad sujeto de control, su conformidad o inconformidad con el plan de mejoramiento.

 

Parágrafo 1°. Si transcurrido un mes desde la presentación oportuna del plan de mejoramiento, la Contraloría Delegada Sectorial o Gerencia Departamental respectiva, no emiten su pronunciamiento, se entiende que ha sido dada la conformidad.

 

Parágrafo 2°. Se entiende por pertinencia la correspondencia entre la acción correctiva propuesta y la causa del hallazgo respectivo; y por razonabilidad del plazo, la duración apropiada para realizar la acción correctiva. El sentido contrario a estas definiciones es la impertinencia o la no razonabilidad del plazo.

 

Parágrafo 3°. Las objeciones de la Contraloría General sobre la pertinencia de las acciones presentadas y la razonabilidad de los plazos contenidos en el plan de mejoramiento, deberán comunicarse al sujeto de control, dentro del mes posterior a su presentación. Recibidas las respectivas objeciones, el representante legal, o el jefe de la entidad, tendrá un plazo de siete (7) días hábiles para hacer las correcciones que sean necesarias. La Contraloría Delegada, o la Gerencia Departamental respectiva dispondrá de cinco (5) días hábiles para pronunciarse sobre los ajuste s formulados.

 

Si persistiere la diferencia de opinión entre el sujeto de control y la Contraloría Delegada Sectorial, o gerencia departamental el plan se pondrá en ejecución con las acciones restantes y la Contraloría General de la República dejará expresa la constancia de declaratoria de inconformidad por las acciones pendientes.

Artículo 10. Persistencia en la diferencia sobre la acción correctiva. En el caso que, transcurrido un mes desde la declaratoria de no conformidad, persistan las diferencias entre el sujeto de control y las Contralorías Delegadas Sectoriales, o Gerencias Departamentales, sobre la pertinencia de la acción correctiva o la razonabilidad del plazo, como lo establece el artículo 9º parágrafo 3º, de esta resolución, el despacho del Contralor General delegará a un funcionario o a un grupo de trabajo para que dirima la controversia. Si el funcionario designado, el grupo de trabajo o el sujeto de control lo solicitan, convocarán a una audiencia con el sujeto de control y con la Contraloría Delegada Sectorial o la Gerencia Departamental respectiva.

CAPITULO IV

Clasificación de los hallazgos

Artículo 11. Clasificación de hallazgos administrativos negativos. Con el fin de lograr una mayor precisión en la presentación de los hallazgos administrativos negativos que hayan sido identificados en ejercicio del proceso auditor, el informe de auditoría que se le entrega al sujeto de control deberá contener una clasificación y codificación de dichos hallazgos, de conformidad con las instrucciones y códigos establecidos en el Anexo 2 de esta resolución.

 

Artículo 12. Hallazgo administrativo negativo. Se entiende por hallazgo administrativo negativo toda situación que haga ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del sujeto de control o que viole la normatividad legal y reglamentaria.

 

Parágrafo. Cada hallazgo será motivo de una o varias acciones correctivas, de conformidad con sus causas.

 

Artículo 13. Codificación. Se establece una codificación de los hallazgos administrativos negativos con siete dígitos. Los dos primeros dígitos se refieren a las grandes áreas de la administración; los dos siguientes a las subáreas y los tres últimos a las actividades específicas de acuerdo con lo establecido en el Anexo 2 de la presente resolución.

CAPITULO V

Informes de avance y evaluación del cumplimiento
de los planes de mejoramiento

Artículo 14. Informes de avance. En cumplimiento de las directivas o instrucciones que se emiten por parte del Gobierno Nacional, los exámenes sobre los planes de mejoramiento que lleven a cabo las juntas, los comités o las instancias que tengan la función directiva de las entidades del orden nacional o los comités coordinadores de control interno serán remitidos por el representante legal de cada entidad, al Contralor General de la República dentro de los plazos que determinan tales directivas o instrucciones. Los representantes legales de cada entidad serán responsables de la publicación en la página web de dichos informes.

 

Parágrafo. Respecto de los exámenes sobre los planes de mejoramiento de que trata la Directiva Presidencial número 8, el interés de la Contraloría General de la República es contar con un informe ejecutivo sobre las fechas de reuniones del nivel directivo en las cuales se haya examinado el cumplimiento de los planes de mejoramiento, así como las principales apreciaciones y observaciones del nivel directivo, respecto del avance y cumplimiento de los mismos.

Artículo 15. Evaluaciones periódicas. La Contraloría General de la República hará evaluaciones sobre el cumplimiento del plan de mejoramiento vigente a la fecha de evaluación. Esta evaluación se realizará con base en el informe enviado por la Oficina de Control Interno de los sujetos de control, conforme al Formato 2 del Anexo 1 de esta Resolución con corte a junio 30 y diciembre 31, dentro de los 15 días hábiles siguientes, con el fin de determinar si el sujeto de vigilancia de control fiscal está cumpliendo su plan de mejoramiento.

Parágrafo. Se entiende por cumplimiento del plan de mejoramiento el logro de las metas propuestas dentro de los plazos establecidos.

 

Artículo 16. Características de la evaluación. La evaluación semestral determina el grado de cumplimiento y de avance del plan de mejoramiento, con base en el examen de las metas cuyos plazos hayan vencido y tiene por objeto determinar el grado de compromiso de la administración del sujeto de control y permitir a la Contraloría General de la República la elaboración de un informe semestral sobre el cumplimiento y grado de avance de los planes de mejoramiento.

 

La Contraloría General de la República, podrá hacer verificaciones para corroborar la calidad y veracidad de la información en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.

 

Parágrafo. En el caso de que existan acciones correctivas que tengan una duración superior a un año, se deberán determinar metas con plazos iguales o inferiores a un año.

CAPITULO VI

Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento

Artículo 17. Método de evaluación. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas cuyo plazo de ejecución se encuentre vencido a la fecha de evaluación. La duración en semanas de cada meta, se utilizará como factor ponderador de la importancia específica de cada meta, dentro del plan de mejoramiento, atribuyendo un punto a cada una de las metas propuestas por cada semana de duración de las mismas.

Artículo 18. Variables de evaluación. Para efectos de la comprensión de las fórmulas y métodos de calificación, a continuación se definen las siguientes variables:

MPi         =   Meta i Propuesta en el plan de mejoramiento en unidades físicas.

MLi         =   Meta i Lograda en unidades físicas al momento de la evaluación.

CMi         =   Cumplimiento de la Meta i.

PAMi      =   Puntaje Atribuido a la meta i, igual a las semanas de duración propuestas para la meta i.

PAMVi    =   Puntaje Atribuido a la meta i cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido, igual a las semanas de duración propuestas para la meta i.

PBEA     =   Puntaje base de evaluación del avance global del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas del plan.

PBEC     =   Puntaje base de evaluación de cumplimiento del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación.

POMi      =   Puntaje obtenido por la meta i.

POMVi    =   Puntaje obtenido por la meta i cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido.

CPM       =   Cumplimiento del plan de mejoramiento.

AP          =   Avance del plan de mejoramiento.

Artículo 19. Puntajes base de evaluación del plan de mejoramiento. El puntaje base para la evaluación del cumplimiento del plan de mejoramiento a la fecha de evaluación, es la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

 

 

 

El puntaje base para la evaluación del avance del plan de mejoramiento es la sumatoria de los puntajes atribuidos a todas las metas que comprenden dicho plan, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

 

 

Articulo 20. Cumplimiento individual de las metas. Es el resultado de dividir cada meta lograda por la respectiva meta propuesta en unidades físicas (dimensión de la meta), multiplicado por 100, de acuerdo con la siguiente fórmula:

MLi

CMi =                        x 100

MPi

Artículo 21. Puntaje obtenido por cada meta. Para determi nar el puntaje obtenido por cada una de las metas, se multiplica el porcentaje de cumplimiento de cada una de ellas por el puntaje atribuido a cada una de las metas (semanas de duración propuestas para las metas) y dividido por 100, de acuerdo con la siguiente fórmula:

  CMi x PAMi

                                    POMi  =

  100

Artículo 22. Cumplimiento del plan de mejoramiento a la fecha de evaluación. Se calcula como el cociente resultante de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido dividido por el puntaje base para la evaluación del cumplimiento del plan de mejoramiento, multiplicado por 100, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

 

 

Artículo 23. Grado de avance del plan a la fecha de evaluación. Se calcula como el cociente de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas del plan dividido por el puntaje base para la evaluación del avance, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

 

 

 

Artículo 24. Consolidación de resultados. Las Contralorías Delegadas Sectoriales presentarán semestralmente a la Oficina de Planeación de la Contraloría General de la República, la consolidación por áreas y subáreas del cumplimiento de los planes de mejoramiento. La Oficina de Planeación hará la consolidación general de los resultados.

CAPITULO VII

Sanciones

Artículo 25. No presentación del plan de mejoramiento. Cuando las entidades no cumplan con la presentación oportuna del plan de mejoramiento se les iniciará el proceso sancionatorio al representante legal o a quien haga sus veces según lo señalado en el Título II, Capítulo V, artículo 101 de la Ley 42 de 1993 y en el Capítulo II de la Resolución Orgánica 5554 de 2002 o las normas que modifiquen estas disposiciones.

Parágrafo. También se iniciará el proceso al jefe de la Oficina de Control Interno que no cumpla con la presentación del informe de avance.

Artículo 26. Incumplimiento del plan de mejoramiento. En los casos de incumplimiento del plan, determinados en las evaluaciones desarrolladas de acuerdo con la metodología establecida en esta Resolución, al representante legal y a los responsables del área respectiva según las circunstancias en cada caso en particular, se les iniciará las actuaciones sancionatorias previstas en Título II, Capítulo V, artículo 101 de la Ley 42 de 1993, en concordancia con el literal h del numeral 2 del artículo 4 de la Resolución Orgánica 5554 de 2004 o las normas que modifiquen estas disposiciones.

Artículo 27. Graduación de la sanción. La tasación de la multa se realizará según los criterios de discrecionalidad y proporcionalidad previstos en el artículo 36 del Código Contencioso Administrativo, tomando como base de la sanción un salario mensual devengado, aplicándole una proporcionalidad de cumplimiento del plan según el grado de avance. En el evento de no presentarse oportunamente el plan de mejoramiento o su informe de avance se considerará una sanción de 15 días de salario mensual devengado.

CAPITULO VIII

Disposiciones generales

Artículo 28. Armonización. De conformidad con los numerales 1, 2 y 12 del artículo 268 de la Constitución Política, las Contralorías Territoriales podrán adoptar, mediante acto administrativo, la presente Resolución Orgánica en las materias de su competencia, acorde con su estructura orgánica y la naturaleza de sus sujetos de control.

Artículo 29. Adopción al sistema de gestión de calidad. La Oficina de Planeación adelantará los trámites pertinentes en un período no mayor a diez (10) meses contados a partir de la publicación de la presente Resolución, para estandarizar dentro del Sistema de Gestión de Calidad el procedimiento contenido en esta Resolución y la incorporación en la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Audite.

Artículo 30. Derogatorias y vigencia. La presente Resolución sustituye los artículos 22, 45 y 46 y los formatos 15 y 15A de la Resolución Orgánica 5544 de 17 de diciembre de 2003 y demás disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su publicación. Los Anexos 1 y 2 son parte integrante de esta resolución.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 18 de mayo de 2004.

El Contralor General de la República,

Antonio Hernández Gamarra.

Anexo 1

FORMATO 1

PRESENTACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

FORMATO 2

PRESENTACION DEL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Anexo 2

CLASIFICACION DE HALLAZGOS

Explicación de las Areas y Codificación correspondiente

11. Dirección y Planeación Corporativa

Actividades específicas de la dirección de cualquier entidad para formular e implementar los objetivos de gestión que se han propuesto. Contempla tres subáreas:

11  01 Planes. Compromisos generales que orientan el desempeño de toda organización.

11  02 Políticas y Directrices. Orientaciones generales para el desarrollo de una entidad.

11  03   Programas y Proyectos. Programa: Conjunto de proyectos en un sector determinado. Proyecto: Conjunto de actividades encaminado a lograr un resultado específico, con el objeto de satisfacer una necesidad o resolver un problema.

Códigos para clasificación

11  01  001 Formulación de planes

11  01  002  Ejecución y cumplimiento de planes

11  01  100   Otros

11  02  001 Formulación de políticas y directrices

11  02  002   Ejecución y cumplimiento de políticas y directrices

11  02  100   Otros

11  03  001 Formulación de programas y proyectos

11  03  002   Ejecución y cumplimiento de programas y proyectos

11  03  100   Otros

12. Gestiones Misionales

Actividades propias de la entidad, que la distinguen en el universo de las entidades públicas. Comprende dos subáreas:

12  01     Regulación. Actividades como "autoridad" (expedición de normas, permisos, licencias, sanciones) que distinguen a una determinada entidad.

12  02     Prestación de servicios o producción de bienes. Actividades que cumple una entidad para satisfacer, mediante determinados bienes o servicios, necesidades públicas.

Códigos para clasificación

12  01  001 Expedición de normas

12  01  002 Licencias

12  01  003 Vigilancia y control

12  01  004 Sanciones

12  01  100   Otros

12  02  001 Nivel de Eficiencia1

12  02  002 Nivel de Eficacia2

12  02  003 Nivel de Economía3

12  02  004 Nivel de Sostenibilidad ambiental4

12  02  100   Otros

13. Estructura Orgánica y Funcional

Asuntos relacionados con los estatutos legales y la estructura orgánica y funcional de la entidad. Tiene dos subáreas:

13 01 Estatutos y Reglamentos. Existencia, pertinencia y vigencia de los diferentes instrumentos que sirven de soporte legal a la acción de la entidad.

13 02  Estructura Orgánica. Existencia, adecuación o aplicación de organigramas.

Códigos para clasificación

13  01 001   Existencia, pertinencia o vigencia de estatutos y reglamentos

13  01 002   Cumplimiento de normas orgánicas

13  01 100   Otros

13  02 001   Existencia, adecuación o aplicación de organigramas

13  02 100   Otros

14. Contratación

Procesos que adelanta la entidad para proveerse de bienes y servicios, para el cumplimiento de su actividad. Tiene seis subáreas que corresponden a las tres etapas del proceso, a aspectos específicos de la contratación directa o por licitación y a otros aspectos generales.

14 01 Etapa Precontractual de Licitación. Actividades previas relacionadas con la escogencia del proveedor del bien o del servicio.

14 02 Etapa Precontractual de Contratación Directa. Asuntos específicos de esta forma de contratación.

14 03 Etapa Precontractual Contratación por Urgencia Manifiesta. Asuntos específicos de esta forma de contratación.

14 04 Etapa Contractual. Actividades propias de la contratación y complementarias que de ella se derivan.

14  05     Etapa Postcontractual. Acciones que se realizan para la terminación del contrato.

14  06 Otros Aspectos de la Contratación. Hechos de diversa índole no relacionados antes.

Códigos para clasificación

14  01 001  Plan de compras

14  01 002  Disponibilidad presupuestal

14  01 003  Estudios y diseños previos

14  01 004  Consulta al SICE

14  01 005  Convocatorias

14  01 006  Términos de referencia

14  01 007  Pliegos de condiciones

14  01 008  Divulgación

14  01 009  Apertura y cierre

14  01 010  Evaluación y calificación

14  01 011  Estudios técnicos

14  01 012  Estudios jurídicos

14  01 013  Estudios económicos

14  01 014      Estudios Financieros

14  01 015  Adjudicación

14  01 100  Otros

14  02 001  Plan de compras

14  02 002  Disponibilidad presupuestal

14  02 003  Estudios y diseños previos

14  02 004  Consulta al SICE

14  02 005  Convocatorias

14  02 006  Términos de referencia

14  02 007  Divulgación

14  02 008  Evaluación y calificación

14  02 009  Estudios técnicos

14  02 010  Estudios jurídicos

14  02 011  Estudios económicos

14  02 012  Estudios Financieros

14  02 013  Adjudicación

14  02 014  Cumplimiento de requisitos para la contratación

14  02 015  Transparencia

14  02 016      Selección objetiva

14  02 100  Otros

14  03 001  Declaratoria de la urgencia manifiesta

14  03 002  Transparencia

14  03 100  Otros

14  04 001  Elaboración del contrato

14  04 002  Suscripción

14  04 003  Garantías

14  04 004  Interventorías y/o coordinación interna

14  04 005  Ecuación contractual

14  04 006  Adiciones

14  04 007  Prórrogas

14  04 008  Cláusulas exorbitantes

14  04 009  Resolución de conflictos

14  04 010  Cumplimiento de anticipos

14  04 011  Legalización de anticipos

14  04 012  Cancelaciones anticipadas

14  04 100  Otros

14  05 001  Liquidación

14  05 002  Aplicación de pólizas y garantías

14  05 003  Resolución de conflictos - tribunales de arbitramento y conciliaciones

14  05 004  Responsabilidades de los funcionarios, contratistas e interventores

14  05 005  Caducidad

14  05 100  Otros

14  06 001  Repetición del objeto contractual

14  06 002  Concentración de contratos en un mismo contratista

14  06 100  Otros

15. Gestión de Talento Humano

Conjunto de actividades para la administración del talento humano que presta servicios a la entidad. Comprende las siguientes subáreas:

15  01     Carrera administrativa

15  02     Manejo de nómina

15  03     Servicios temporales ( incluye presentación de servicios profesionales)

15  04     Capacitación

15  05     Bienestar

15  06     Novedades de personal

15  07     Procesos disciplinarios

Códigos para clasificación

15  01 001  Selección de personal

15  01 002  Evaluación

15  01 003  Promoción

15  01 004  Escalafón

15  01 005  Rotación de personal

15  01 006  Políticas de administración del Talento Humano

15  01 100  Otros

15  02 001  Liquidación de nóminas

15  02 002  Reconocimiento y liquidación de prestaciones sociales

15  02 003  Libranzas

15  02 004  Embargos

15  02 005  Manejo de derechos

15  02 100  Otros

15  03 001  Personal de servicios temporales

15  03 002  Contratistas

15  03 003  Provisionales

15  03 100  Otros

15  04 001  Capacitación relacionada con el trabajo

15  04 002  Otro tipo de formación

15  05 001  Seguridad industrial

15  05 002  Incentivos

15  05 100  Otros

15  06 001  Nombramientos

15  06 002  Vacantes

15  06 003  Licencias

15  06 004  Permisos

15  06 005  Vacaciones

15  06 006  Encargos

15  06 007  Traslados

15  06 100  Otros

15  07 001  Proceso disciplinario  - Debido proceso

15  07 002  Proceso disciplinario - Celeridad

15  07 003  Proceso disciplinario - Imparcialidad

15  07 100  Otros

16. Manejo de Recursos Físicos

Conservación y disposición de los bienes físicos que tiene la entidad. Tiene las siguientes subáreas:

16 01      Manejo físico de inventarios5

16 02      Procedimiento de altas y bajas

16 03      Mantenimiento y conservación de los elementos

16 04      Propiedad, planta y equipo

Códigos para clasificación

16  01 001  Existencia física de los bienes

16  01 002  Existencia de inventarios

16  01 003  Manejo de kárdex o archivos de inventario

16  01 004  Identificación y clasifica ción de bienes

16  01 100  Otros

16  02 001  Elementos devolutivos en planta y equipo

16  02 002  Elementos obsoletos acumulados

16  02 003  Inventarios sin asignar

16  02 100  Otros

16  03 001  Mantenimiento de equipos

16  03 002  Cuidado y conservación de bienes y equipo

16  03 003  Control del funcionamiento y utilización de equipos

16  03 100  Otros

16  04 001  Control y registro de bienes inmuebles

16  04 002  Certificados de tradición y libertad de bienes

16  04 003  Documentación de propiedad de activos fijos

16  04 100  Otros

17. Manejo Financiero

Operaciones relacionadas con el recaudo, manejo, conservación y giro de recursos monetarios. Comprende las siguientes subáreas:

17  01     Gestión de activos financieros

17  02     Gestión de pasivos financieros

17  03     Manejo tributario

17  04     Manejo de tesorería

Códigos para clasificación

17  01 001  Existencia y manejo de portafolios de inversión

17  01 002  Tasas y plazos de inversión

17  01 003  Riesgo

17  01 004  Liquidez

17  01 005  Transparencia en negociaciones

17  01 006  Políticas de inversión

17  01 007  Cartera

17  01 008  Ingresos

17  01 009  Deudores

17  01 010  Tasas y tarifas cobradas por la entidad

17  01 011  Gestión de cobro

17  01 100  Otros

17  02 001  Portafolio de empréstitos

17  02 002  Requisitos

17  02 003  Costos y plazos

17  02 004  Nivel de endeudamiento

17  02 005  Transparencia en la celebración

17  02 006  Montos

17  03 007  Custodia de valores

17  02 008  Políticas de endeudamiento

17  02 009            Cuentas por pagar

17  02 010  Bonos y títulos emitidos por la entidad

17  02 011  Liquidación de obligaciones

17  02 012  Pago

17  02 013  Administración y registro de activos contingentes

17  02 100  Otros

17  03 001  Renta

17  03 002  IVA 

17  03 003  Predial

17  03 004  Retenciones

17  03 005  Aranceles 

17  03 006  Tasas y multas

17  03 100  Otros

17  04 001  Manejo de efectivo

17  04 002  Recaudos 

17  04 003  Pagos

17  04 004  Descuentos

17  04 005  Intereses 

17  04 006  Sobregiros6

17  04 100  Otros

18. Manejo Presupuestal y Contable

Actividades relacionadas con la formulación y ejecución del presupuesto y las operaciones contables que realiza una entidad. Comprende cuatro subáreas, que son:

18  01     Proceso contable

18  02     Proceso presupuestal

18  03     Inventarios

18  04     Propiedad, planta y equipo

Códigos para clasificación

18  01 001  Estados financieros

18  01 002  Registros

18  01 003  Soportes

18  01 004  Conciliaciones

18  01 100  Otros

18  02 001  Elaboración del proyecto de presupuesto

18  02 002  Ejecución de ingresos y gastos

18  02 003  Adiciones y reducciones

18  02 004  Traslados

18  02 005  Aplazamientos (congelación de partidas)

18  02 006  Transparencia

18  02 100  Otros

18  03 001  Registros

18  03 002  Actualización

18  03 003  Valoración

18 03 004Depreciación

18 03 100Otros

18 04 001Registros

18 04 002Actualización

18 04 003Valoración

18 04 004Depreciación

18 04 100Otros 

19. Control Interno

Conjunto de acciones, normas y procedimientos que lepermiten a la organización el autocontrol de sus actividades. Comprende seissubáreas:

19 01Ambiente de control. Forma de ser yoperar de una organización, caracterizada por la actitud y compromiso de la altadirección.

19 02Administración de riesgos. Métodológico y sistemático para establecer los riesgos asociados a las actividades dela entidad.

19 03Operacionalización de los elementoscontrol interno. Articulación e interrelación del esquema organizacional, laplaneación, los procesos y procedimientos, el desarrollo de talento humano, lossistemas de información, la democratización de la administración pública y losmecanismos de verificación y evaluación.

19 04Documentación. Registro de las normas,regulaciones, actividades y transacciones de la entidad.

19 05Retroalimentación. Mecanismos de autocontroly mejoramiento continuo de la entidad.

Códigos para clasificación

19 01 001Principios y valores

19 01 002Compromiso y respaldo de la alta dirección

19 01 003Cultura de autocontrol

19 01 004Cultura del diálogo

19 01 100Otros

19 02 001Valoración del riesgo

19 02 002Manejo del riesgo

19 02 003Monitoreo

19 02 100Otros

19 03 001Esquema organizacional

19 03 002Planeación

19 03 003Procesos y procedimientos

19 03 004Mecanismos de verificación y evaluación

19 03 005Desarrollo del Talento Humano

19 03 006Sistemas de Información

19 03 007Democratización de la Administración Pública

19 03 100Otros

19 04 001Memoria institucional

19 04 002Manuales

19 04 003Documentación de la normatividad

19 04 004Legalidad

19 04 005Políticas de manejo de archivos

19 04 006Valoración de documentos

19 04 007Reglamentación de acceso a los archivos

19 04 008Tablas de retención

19 04 100Otros

19 05 001Comités de Coordinación de control interno

19 05 002Programas de seguimiento

19 05 100Otros

20. Control social

Acciones orientadas a lograrque la ciudadanía, en forma directa o mediante las organizaciones de la sociedadcivil, tome parte en las diversas actividades de la entidad auditada. Hacereferencia a las siguientes áreas:

20 01Mecanismos internos de participación

20 02Actividades que involucran a la comunidad

20 03Manejo de quejas y reclamos

Códigos paraclasificación

20 01 001Comités directivos

20 01 002Comités y veedurías ciudadanas

20 01 100Otros

20 02 001Foros y seminarios

20 02 100Otros

20 03 001Registro de quejas y reclamos

20 03 002Trámite de quejas y reclamos

20 03 100Otros

21. Gestión ambiental

Actividades que, de manera significativa, influyen en elestado ambiental o en el uso de los recursos naturales.

Las subáreas son:

21 01Políticas ambientales

21 02Planes de manejo ambiental

21 03Reglamentación de normas

21 04Licencias y permisos

21 05Acciones de conservación, mitigación,compensación o recuperación

21 06Otros

Códigos para clasificación

21 01 001  Formulación

21 01 002  Ejecución

21 02 001  Exigidos

21 02 002  En ejecución

21 03 001  Reglamentación general

21 03 002  Reglamentación especial

21 04 001  Directas

21 04 002  Cofinanciadas

21 05 001  Acciones de conservación, mitigación, compensación o recuperación

21 10 00    Otros

22. Otros

Aquellas actividades que no se han clasificado en áreasanteriores. Comprende las siguientes subáreas:

22 01Transparencia en actividades noespecificadas

22 02Sistemas e informática

22 03Producción y mercadeo de bienes

22 04Créditos al público

22 05Otros

Códigos para clasific ación

22 01 001Publicidad de los actos administrativos

22 01 002Distribución de bienes y servicios

22 02 001Aplicativos

22 02 002Seguridades

22 02 003Auditoría de sistemas

22 02 004Manejo de licencias

22 02 100Otros

22 03 001Costos de producción

22 03 002Distribución

22 03 003Publicidad

22 03 004Promoción

22 03 005Fijación de precios o tarifas

22 03 006Inventarios de materias primas y/o mercancías

22 03 007Desperdicios

22 03 008Pérdidas técnicas

22 03 100Otros

22 04 001Concesión de créditos7

22 10 001Otros

(C.F.)