CONTADURIA GENERAL DE LA
NACION
(Marzo 3)
Señores:
REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE
ÁREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD, CONTADORES Y
REVISORES FISCALES DE LOS ENTES PÚBLICOS DE LOS NIVELES NACIONAL Y TERRITORIAL
DE LOS SECTORES CENTRAL Y DESCENTRALIZADO.
REFERENCIA:
Instrucciones
para el suministro de la información financiera, económica y social cuando se
produzcan cambios de representante legal en los Entes públicos de los niveles
nacional y territorial de los sectores central y
descentralizado.
Apreciados
Señores:
La Contaduría General de la Nación y
este Despacho, en cumplimiento de las funciones legales establecidas en los
artículos 3º y 4º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, imparten las
instrucciones para el suministro de la información contable pública por parte de
los representantes legales salientes a los nombrados, cuando se presenten
cambios en la administración de los Entes públicos.
1. OBJETIVOS
1.1 General
Garantizar la entrega de la
información contable pública por parte de los representantes legales salientes
de los Entes del sector público a
los elegidos o nombrados, y que la misma revele con razonabilidad, los hechos
financieros, económicos y sociales del Ente en el cual se produce el
cambio.
1.2
Específicos
1.2.1
Apoyar a los representantes
legales elegidos o nombrados en el cumplimiento de sus funciones y en el
conocimiento de la realidad financiera, económica y social de la entidad que
entran a administrar.
1.2.2
Garantizar el cumplimiento de las
obligaciones contables de conformidad con las normas y procedimientos
determinados por la Contaduría General de la Nación –CGN.
1.2.3
Reglamentar un procedimiento que
ilustre acerca de los aspectos a tener en cuenta, entre los servidores públicos
que asumen la administración de la entidad y quienes entregan su cargo,
determinando la información y documentos que deben entregarse, así como las
verificaciones a efectuar en dicho proceso.
1.2.4
Precisar aspectos relacionados con
la entrega y recibo de la información, cuando se produzca cambio de
representante legal en los Entes públicos a los cuales se ordene su supresión,
disolución y liquidación, fusión o escisión.
1.2.5
Orientar el procedimiento a seguir
por parte de las entidades suprimidas que forman parte del Sistema Integrado de
Información Financiera – SIIF Nación
2. ÁMBITO DE
APLICACIÓN
La
presente circular debe ser aplicada por los organismos y entidades de que trata
el artículo 2º de la Resolución 400 de 2000, cuando se presente cambio de
representante legal por elección popular o nombramiento, así como por el efecto
de actos que ordenen la supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión
de Entes públicos.
3.
PROCEDIMIENTO
Los representantes legales
a que se refiere la presente circular deben garantizar la entrega a su sucesor de la información
sobre los bienes, derechos y obligaciones de la entidad, mediante la suscripción
del acta respectiva.
A continuación se precisan aspectos
relacionados con la información y documentos que deben entregarse relativos a la
información financiera, económica y social, de los bienes, derechos y obligaciones de los Entes públicos; la
responsabilidad en el suministro de la información financiera e informe de
control interno contable; la elaboración del acta de entrega y la presentación
de la información, haciendo las aclaraciones respectivas para los Entes a los
cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión.
3.1 ENTREGA DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTOS
3.1.1
Estados contables, informes,
formatos, movimiento contable y documentos
complementarios
3.1.1.1 Los representantes legales salientes
deben entregar a los elegidos o nombrados, los siguientes documentos:
-
Balance general
-
Estado de actividad financiera,
económica y social
-
Estado de cambios en el
patrimonio
-
Formatos CGN96.001, CGN96.002 y
CGN98.003
-
Notas a los estados
contables
-
Informe de gestión relativo al
cumplimiento de los procedimientos relacionados con el saneamiento contable,
conforme a la normatividad vigente.
3.1.1.2 Los estados contables deben
prepararse con corte al último día del mes inmediatamente anterior a aquel en el
cual se presentó el cambio de representante legal, sin que implique para la
entidad, el cierre de sus operaciones.
3.1.1.3 Tratándose de los Entes
públicos a los cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o
escisión, los estados contables, deben prepararse a la fecha de corte que fije
el respectivo acto o, a la última fecha de operación del Ente, sobre el cual se
ordene cualquiera de esos procesos.
3.1.1.4 En el caso de las entidades de la
administración central, bien sea del nivel nacional o territorial, para este
corte es necesario incluir la información financiera, económica y social de
todas sus dependencias y la de las entidades que agregan o consolidan con ellas
para lo cual es necesario que la administración central fije los plazos de
presentación de la información, sujeta a agregación y/o
consolidación.
3.1.1.5 Así mismo, debe incorporarse, tanto
para la administración central como descentralizada, la información financiera,
económica y social de los fondos cuenta administrados directamente, o a través
de encargo fiduciario, y la de los demás Entes que sean objeto de agregación en
el sector descentralizado.
3.1.1.6 El movimiento contable, debe
corresponder a los días transcurridos entre la fecha de los estados contables y
el día en que se presentó el cambio de representante legal, y contener todas las
operaciones originadas en las diferentes áreas que integran el sistema
financiero – contable de la entidad: Tesorería, Almacén, Planeación y
Presupuesto. Estas operaciones deben reflejarse en los libros
auxiliares y contar con los soportes contables y documentos
fuente.
3.1.1.7 Deberán suministrarse los saldos
actualizados y conciliados de los informes de ejecución presupuestal de ingresos
y gastos en sus distintas etapas, con los registros en las Cuentas de Planeación
y Presupuesto.
3.1.1.8 Debe entregarse copia de
los informes de control interno contable, así como la correspondencia existente
entre la Contaduría General de la Nación y el Ente público, precisando aspectos
que se encuentren pendientes por resolver.
3.1.1.9 En el caso de las operaciones que
registre la entidad a través del procesamiento electrónico de datos, deben entregarse los medios magnéticos
que la respaldan, dejando copias de
seguridad, así como las respectivas claves de acceso.
3.1.2 Libros de contabilidad
principales y auxiliares, comprobantes y documentos
soporte
3.1.2.1 Los libros de contabilidad
principales (Diario y Mayor), deben entregarse actualizados a la fecha de corte
en que se elaboren y presenten los estados contables y comprenderán la totalidad
de los registros de las operaciones.
Por su parte, los libros auxiliares deben entregarse actualizados hasta
el día en el que se produzca el cambio de representante
legal.
3.1.2.2 Tratándose de Entes públicos a los
cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión, los
libros de contabilidad deben entregarse actualizados a la fecha de corte que
fije el respectivo acto, o a la última fecha de operación del Ente, sobre el
cual se ordene cualquiera de estos procesos.
3.1.2.3 En el caso de supresiones o
disoluciones, la contabilidad de la liquidación se llevará en los mismos libros
del Ente sobre el cual se ordenó el respectivo proceso.
3.1.2.4 En los procesos de fusión y
escisión, los libros de las entidades fusionadas o escindidas deben cerrarse una
vez registrado el traslado de los saldos de los bienes, derechos y obligaciones
a la entidad absorbente o a las entidades beneficiarias o creadas, según
corresponda.
3.1.2.5 Por su parte, la entidad absorbente
o las entidades beneficiarias, registrarán en sus libros las operaciones
producto de la fusión o escisión, y las creadas procederán a la apertura y
registro de los libros oficiales, de conformidad con las normas establecidas
para el efecto por este Despacho.
3.1.2.6 En lo relativo al manejo de los
libros, las entidades que conforman el Sistema Integrado de Información
Financiera – SIIF Nación, aplicarán lo establecido en el numeral 4.8 de la
presente Circular.
3.1.3
Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades,
planta y equipo; Inversiones; Obligaciones y Operaciones de crédito
público
3.1.3.1
Los libros auxiliares deberán
permitir la verificación a nivel de detalle, de los saldos de las operaciones
financieras, económicas y sociales registradas por la entidad.
3.1.3.2
La información relativa a las
cuentas bancarias y de ahorros, deberá estar soportada y conciliada con los
extractos bancarios, a la fecha de presentación de los estados contables, y con
los reportes diarios de bancos, para los días transcurridos entre la fecha de
los estados contables y la del cambio de representante
legal.
3.1.3.3
Relación de recursos y bienes con
destinación específica o sometidos a alguna condición, detallando las causas de
tal situación.
3.1.3.4
Detalle de las inversiones. Al respecto, es necesario hacer la
entrega física de los títulos o de los respectivos certificados de depósito en
custodia. Así mismo, debe suministrarse información relativa a inversiones en
títulos desmaterializados que posea la entidad.
3.1.3.5
Igualmente, deberá presentarse la
información financiera de los recursos entregados y/o recibidos en
administración o fiducia, así como la relativa a fondos cuenta y fondos
especiales manejados por la entidad.
3.1.3.6
Relación de cuotas partes de
pensiones y bonos pensionales por cobrar.
3.1.3.7
Relación de los bienes que conforman
las propiedades, planta y equipo. Tratándose de inmuebles, deben entregarse los
archivos de los títulos de propiedad o documentos que soporten el proceso de
legalización.
3.1.3.8
Relación de bienes cuya tenencia
esté en poder de un tercero, así como aquellos que, siendo propiedad de
terceros, la entidad los tenga a su cargo o bajo su responsabilidad por algún
acto o contrato (arrendamiento, comodato, usufructo u otro similar).
3.1.3.9
Detalle de las provisiones
constituidas para protección de activos, así como el procedimiento técnico de
estimación. De igual manera, debe
informarse acerca de activos que presenten contingencia de pérdida, sobre los
cuales no se hayan constituido las correspondientes
provisiones.
3.1.3.10
Es necesario que puedan
identificarse claramente los acreedores y los proveedores con quienes se tengan
saldos por pagar y con respecto a las operaciones de crédito público, para lo
cual habrá de entregarse copia de los contratos, tablas de amortización y estado
actual de estas obligaciones.
3.1.3.11
Indicar las obligaciones y derechos
que posea la entidad en desarrollo de contratos y convenios, indentificando su
naturaleza, vigencia y tercero con quien se tengan. Igualmente, aquellos en los cuales la
entidad haya participado en calidad de garante.
3.1.3.12
Relación de obligaciones
contingentes, indicando los criterios de estimación.
3.1.3.13
Informe sobre el estado de procesos
y reclamaciones en contra y a favor del Ente.
3.1.4
Cálculo actuarial de
pensiones y Obligaciones laborales
3.1.4.1 Debe presentarse un informe sobre la
situación de los pasivos pensionales en el cual se indique si existe cálculo
actuarial vigente, o si se está realizando el estudio, o no se conoce el estado
de esta obligación.
3.1.4.2 Igualmente debe presentarse relación
de los pasivos laborales, estimados y reales, identificando aquellos que no
fueron pagados oportunamente.
3.1.4.3 Deben informarse adicionalmente y de
conformidad con el numeral 3.1.4.2 de la presente circular, los activos que
están destinados al pago de los pasivos laborales y
pensionales.
3.1.4.4 Cuando las pensiones que venía
reconociendo una entidad sobre la cual se ordene su supresión, disolución y
liquidación, fusión o escisión, se trasladen a cargo de la entidad que señale el
respectivo decreto de liquidación de la entidad absorbente, beneficiaria o
creada, según corresponda, deberán entregarse los documentos, archivos
magnéticos y demás información laboral que sirvió de fundamento al cálculo
actuarial, y que será el soporte para la creación de la base de datos necesaria
para la elaboración de la nómina de pensionados.
3.1.5 Estructura del área
financiera
Deben indicarse las gestiones
adelantadas con relación a la reestructuración del área financiera e
implantación de sistemas integrados de información, relacionando las etapas
ejecutadas y las que se encuentren pendientes, así como la documentación
respectiva, ejemplo: Manual de funciones, manuales de procedimientos y manual de
usuarios del sistema.
3.2
RESPONSABILIDAD EN LA INFORMACIÓN
FINANCIERA E INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
3.2.1
La certificación mediante firma de
la información financiera, económica y social que las entidades públicas deben
remitir a la Contaduría General de la Nación, corresponde al representante legal
y demás funcionarios obligados que se encuentren en ejercicio de sus funciones
en el momento del envío de la
misma, no obstante que ésta se refiera al período inmediatamente anterior
en el cual el firmante no era el titular del cargo. Lo anterior aplica de igual forma en el
caso de las liquidaciones.
3.2.2
La responsabilidad de certificar la
información de entidades fusionadas, en períodos en los cuales no se había
ordenado el respectivo acto de fusión, corresponde al representante legal de la
entidad absorbente o creada, según sea el caso. Tratándose de las escisiones, la
responsabilidad corresponde al representante legal de la entidad que reciba la
mayor parte del patrimonio escindido. Lo anterior, sin perjuicio de la
certificación del Contador y demás funcionarios obligados.
3.2.3
El jefe de la unidad de Control
Interno deberá preparar el informe de control interno contable a la fecha en que
se presente el cambio de representante legal. En el caso de supresiones, disoluciones
y liquidaciones, fusiones o escisiones, el informe debe ser preparado a la fecha
de corte que fije el acto del respectivo proceso, o a la última fecha de
operación del Ente. En ambos casos, sin perjuicio del informe que debe ser
presentado con corte a diciembre 31, del año inmediatamente anterior.
3.2.4
En el informe de control interno
contable, debe informarse si se dio estricta aplicación a las normas y
procedimientos relativos al acto de recibo y entrega de la
información.
3.3 ACTA DE ENTREGA
3.3.1
Con el fin de atender y documentar
las disposiciones de la presente circular, debe elaborarse un acta de entrega
que estará soportada, de manera suficiente, con los documentos a que haya
lugar.
3.3.2
El acta de entrega, deberá ser
suscrita por los representantes legales entrante y saliente, así como por los responsables
de cada una de las áreas que intervengan en este proceso. En ella debe
relacionarse el estado de todos los aspectos descritos en la presente circular.
3.3.3
Cuando el representante legal de los
Entes a los cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o
escisión, sea el mismo de la entidad en liquidación o de la que recibe, el acta
deberá ser suscrita por el representante legal y por los responsables de las
áreas que participan en el proceso.
3.4
PRESENTACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
3.4.1
Las entidades en las cuales se
produzca cambio de representante legal, aplicarán los procedimientos relativos a
la presentación de información y estados contables establecidos por la
Contaduría General de la Nación. En el caso de fusiones y escisiones, la
obligación corresponderá a las entidades absorbentes, beneficiarias o creadas,
según corresponda.
3.4.2
Las entidades en liquidación
seguirán presentando información financiera, económica y social al Contador
General de la Nación, en la forma y términos establecidos, hasta tanto culmine
dicho proceso, situación que debe informarse oportunamente a la Contaduría
General de la Nación, mediante comunicación escrita, anexando el acto
administrativo respectivo.
4.
PROCEDIMIENTO
PARA ENTIDADES SUPRIMIDAS QUE SE IDENTIFICAN COMO UNIDADES EJECUTORAS O
SECCIONES PRESUPUESTALES Y QUE FORMAN PARTE DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN
FINANCIERA – SIIF NACIÓN
4.1
La(s) unidad(es) ejecutora(s) suprimidas tendrán la contabilidad del
rezago y de lo gestionado en la vigencia actual, en cada una de ellas. La nueva sección presupuestal que las
absorbió tendrá registros contables de la ejecución presupuestal de la vigencia
actual. Lo anterior, de acuerdo con
las apropiaciones presupuestales establecidas en la Ley Anual de Rentas y
Apropiaciones y las normas vigentes, relativas al Presupuesto General de la
Nación.
4.2
Los
trámites presupuestales realizados en la(s) unidad(es) ejecutora(s) suprimida(s)
deben estar soportados en actos administrativos con fecha anterior al acto que
ordene la supresión. En consecuencia, la nueva sección presupuestal tendrá
acceso a la(s) unidad(es)
ejecutora(s)suprimida(s) para
continuar las etapas de ejecución presupuestal pendientes por cuenta de
esta(s) última(s) y por tanto, estas ejecuciones quedan
con los trámites originales.
4.3
En
relación con los registros manuales que se requieran realizar, éstos deben
incorporarse a través de la nueva sección presupuestal o unidad ejecutora según
corresponda.
4.4
Los
registros manuales que correspondan a correcciones o complemento de los registros automáticos realizados
por el sistema en la ejecución del rezago y lo gestionado en la vigencia actual
antes de la supresión, así como lo correspondiente a las cuentas de planeación y
presupuesto, las amortizaciones, depreciaciones y demás registros necesarios,
incluyendo los que surjan como resultado del proceso de supresión, deben
efectuarse mediante el acceso a la(s)
unidad(es) ejecutora(s) suprimida(s).
4.5
El
traslado de los saldos de las unidades ejecutoras suprimidas a las nuevas, se
hará en la vigencia siguiente a la supresión, con corte al 31 de diciembre del
año en que se ordenó dicho proceso, tomando como base los saldos de balance del
sistema.
4.6
Teniendo
en cuenta que mientras se termina la ejecución del rezago y lo adelantado de la
vigencia actual en la(s) unidad(es) ejecutora(s) suprimida(s), la entidad nueva
será responsable de la agregación de todas sus unidades ejecutoras para efectos
de reporte a la Contaduría General de la Nación. Por lo tanto, deberán adoptarse
los controles necesarios que permitan verificar la consistencia de la
información ingresada, con la registrada en el sistema.
4.7
Así
mismo, es necesario que se verifiquen los registros automáticos, con el
propósito de establecer si requieren mantenimientos adicionales a la máxima
desagregación de rubros, con ocasión de las nuevas funciones asumidas, para lo cual la entidad efectuará la
solicitud por escrito a la Subcontaduría del Nivel Nacional – Grupo
SIIF.
4.8
En
relación con el registro de libros de contabilidad, para la nueva sección
presupuestal, se procederá a la apertura de los mismos de conformidad con lo
establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. Los registros contables originados en la
ejecución de los rezagos y lo que corresponda a la vigencia actual, incluyendo
los registros manuales se realizarán en los libros de contabilidad de cada una
de la(s) unidad(es)
ejecutora(s)
suprimida(s) y, una vez
trasladados los saldos, se cerrarán los libros
mencionados.
5. VIGENCIA
La presente Circular Externa rige a partir
de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga en todo su contenido
a las Cartas Circulares 022 y 023 de 2000, 027 y 035 de 2002 e Instructivos 12
de 2000 y 14 de 2002.
Cordialmente,
JAIRO
ALBERTO CANO PABÓN