CONTRALORÍA
GENERAL DE
RESOLUCIÓN
ORGANICA NÚMERO 5674 DE 2005
(Junio
24)
por
la cual se reglamenta la metodología para el Acta de Informes de Gestión
y se
modifica parcialmente
El Contralor General de
CONSIDERANDO:
Que
Que el informe mencionado, se denominó por el
Legislador, Acta de Informe de Gestión, el cual aplica a todas las ramas del
poder público, en todos los órdenes, y va dirigida a sus titulares o
representantes legales y los particulares que manejen fondos o bienes del
Estado; de conformidad con los
requisitos generales establecidos en la citada ley;
Que el artículo 14 de
Que el Acta de Informe de Gestión,
acorde con el señalamiento general de la preceptiva legal, está conformada por
tres componentes en lo tocante a la gestión de: Los recursos financieros, los
recursos humanos y los recursos
administrativos; componentes en los que está implícita y se materializa la
gestión fiscal, la cual es objeto de vigilancia y control por parte de
Que para la efectividad e
implementación de las disposiciones previstas en
Que de conformidad con los numerales
1 y 2 del artículo 268 de
Que corresponde al Contralor General
de
En mérito de lo
expuesto,
RESUELVE:
CAPITULO I
Objeto,
fin perseguido para la función
de vigilancia y control fiscal
y ámbito de aplicación
Artículo 1°. Objeto. La presente
resolución orgánica tiene por objeto prescribir la metodología para la
presentación, términos, responsables y evaluación del Acta de Informe de Gestión al finalizar
una administración; las medidas que se deriven del mismo y las sanciones por su
incumplimiento.
Artículo 2º. Fin perseguido para la función
de vigilancia y control fiscal. El Acta de Informe de Gestión de que trata
Artículo 3º. Ambito de aplicación. Las disposiciones
contenidas en
CAPITULO II
Del acta de Informe de Gestión,
obligación en la elaboración,
presentación y
términos
Artículo 4º. Acta de Informe de Gestión.
Se entiende por Acta de Informe de Gestión, la descripción en documento escrito,
que comprende todos los asuntos de competencia, gestión y estado de los recursos
financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados los titulares o
representantes legales y
particulares que administren fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, al
separarse del cargo, al finalizar la administración por el período que
estuvieron al frente del mismo o
cuando se es ratificado en el cargo al vencimiento del período, según sea
el caso, desagregado por vigencias
fiscales.
La entrega y recepción de los
recursos públicos es un proceso de interés público, de cumplimiento obligatorio
y formal que todo sujeto de vigilancia y control fiscal de
Artículo 5º. Obligatoriedad en la
presentación y términos. Los
sujetos de vigilancia y control fiscal de
Parágrafo 1º. La disposición contenida en el
presente artículo se hará extensiva a los gobernadores, alcaldes y particulares
cuando culminen su gestión, respecto de los recursos de las transferencias del
Sistema General de Participaciones de
Parágrafo 2º. Cuando por causas distintas al
cambio de administración por culminación del período respectivo de los sujetos de vigilancia
y control fiscal de
Artículo
6º. Lugar para
presentación de copia del Acta en
En caso que el domicilio principal
del sujeto de control fiscal de esta Contraloría, sea en lugar diferente a la
ciudad de Bogotá, D. C., la presentación de la copia del Acta de Informe de
Gestión en forma escrita y medio
magnético se hará en forma directa ante el respectivo despacho de la
correspondiente Gerencia Departamental de
Artículo 7º. Omisión en la presentación del
Acta de Informe de Gestión. Cuando el servidor público saliente se abstenga
de realizar la entrega del informe de gestión de los asuntos y recursos a su
cargo, en los términos y formalidades de
Parágrafo. Lo anterior sin perjuicio de lo
previsto en el artículo 8º de esta resolución, cuando el requerimiento no sea atendido
y de las sanciones de que trata el artículo 101 de
Artículo 8°. Imposibilidad del funcionario
saliente de presentar el Acta de Informe de Gestión. En caso de muerte,
incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del servidor público
saliente, el inferior jerárquico, previa autorización del Jefe Inmediato,
procederá con la asistencia de la
dependencia de Control Interno de la entidad u órgano y dos (2) testigos,
levantará el Acta de Informe de Gestión Circunstanciada, acorde con las
directrices y formas que en la presente resolución se
prevén.
Parágrafo. La presentación de la copia del
Acta de Informe de Gestión Circunstanciada a
CAPITULO
III
Acto de entrega y recibo,
verificación y acciones
Artículo 9°. Acto de entrega. Para realizar la entrega y recepción de
los asuntos y recursos públicos estatales, los titulares públicos salientes
deberán realizar un acto formal para
la entrega del Informe de su Gestión y la correspondiente acta, a manera
de informe ejecutivo en la que en forma global conste el estado que entrega la
administración al titular entrante.
Parágrafo. Con el propósito de dar
cumplimiento a las estipulaciones contenidas en la ley 951 de 2005 y la presente
resolución, y con el fin de hacer posible la entrega oportuna y debida de sus
despachos, los sujetos de vigilancia y control fiscal de
Artículo 10. Verificación y acciones. El
servidor público o particular que maneje fondos o bienes del Estado, que recibe
y asume sus funciones, está obligado a realizar una revisión y verificación del
contenido del Acta de Informe de Gestión, dentro de los treinta (30) días
hábiles siguientes a la entrega y recepción del despacho; período durante el
cual el funcionario saliente puede ser requerido para que haga las aclaraciones
y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso
fortuito o fuerza mayor.
Sin perjuicio de las atribuciones de
CAPITULO IV
Contenido del Acta de Informe de
Gestión
Artículo 11. Contenido del Acta de Informe de
Gestión. El Acta de Informe de Gestión elaborado por los sujetos de control
fiscal de
1. Informe resumido o ejecutivo
sobre la gestión del servidor público saliente. Es decir, una descripción
resumida de la situación del despacho, entidad u órgano, desde la fecha de
inicio de la gestión del funcionario saliente; las actividades, programas o
proyectos y resultados obtenidos durante la gestión (resaltando su culminación o
en proceso de ejecución); y la situación del despacho, entidad u órgano en la
fecha de retiro o término de la gestión.
2. Detalle pormenorizado sobre la
situación de los recursos materiales, financieros; así como los bienes muebles e
inmuebles a su cargo, debidamente actualizados a la fecha de la entrega, con los
correspondientes inventarios y responsables.
3. Detalle pormenorizado sobre
4. Detalle por vigencias de los programas, estudios y proyectos
ejecutados y en ejecución.
5. Obras públicas y proyectos en
proceso o ejecución.
6. Ejecución Presupuestal por
vigencias fiscales.
7. Contratación Pública ejecutada y
en ejecución, agrupada por objetos contractuales y vigencias
fiscales.
8. Reglamentos, manuales de
organización, de procedimientos, y
9. En general, los aspectos
relacionados con la situación admini strativa, desarrollo, cumplimiento o en su caso desviación
de programas y demás información y documentación relativa que señale el
reglamento interno y la presente resolución.
Parágrafo. La forma, detalles y soportes de la
información relacionada en el presente artículo, será la contenida en el Formato
Unico "Acta de Informe de Gestión", anexo a la
presente Resolución, en el que se prevén los requisitos aplicables según la
estructura o naturaleza jurídica del sujeto de Vigilancia y Control Fiscal de
CAPITULO V
Vigilancia y resultados de
Sanciones por
incumplimiento
Artículo 12. Vigilancia y resultados a cargo
de
Artículo 13. Imposición de sanciones. El
incumplimiento de lo previsto en
Artículo 14. Derogatorias y vigencia. La
presente resolución deroga los artículos 6°, 16 y 23; y el Título IV, Capítulos
I y II, artículos 49 al 51; y el Anexo Formato número 16 de
Publíquese,
comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá,
D. C., a 24 de junio de 2005.
El Contralor
General de
Antonio Hernández
Gamarra.
ANEXO
FORMATO
UNICO
ACTA DE
INFORME DE GESTION
(Ley 951 de
marzo 31 de 2005)
1. DATOS
GENERALES:
A. NOMBRE DEL
FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA
B. CARGO
C. ENTIDAD
(RAZON SOCIAL)
D. CIUDAD Y
FECHA
E. FECHA DE
INICIO DE
F. CONDICION
DE
RETIRO
SEPARACION DEL CARGO
RATIFICACION
G. FECHA DE RETIRO, SEPARACION DEL
CARGO O RATIFICACION
2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO
DE
Informe narrado, máximo de dos
hojas, sobre la gestión adelantada, en la que se cubran aspectos como son:
Principales logros, programas, proyectos, actividades y los resultados obtenidos
por cada uno de los anteriores, contextualizado en términos de economía,
eficiencia y eficacia.
3. SITUACION DE LOS
RECURSOS:
Detalle pormenorizado sobre la
situación de los recursos, por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por
el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro,
separación del cargo o ratificación, así:
A Recursos
Financieros:
B. Bienes Muebles e
Inmuebles:
Nota: Adjunte relación de inventarios y
responsables.
4. PLANTA DE
PERSONAL:
Detalle de la planta de personal de
5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y
PROYECTOS:
Relacione por cada una de las
vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro o ratificación, todos y cada uno de los programas,
estudios y proyectos que se hayan formulado para el cumplimiento misional de la
entidad.
6. OBRAS PUBLICAS:
Relacione por cada una de las
vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro o ratificación, todas y cada una de las obras
públicas adelantadas, señalando si está en ejecución o en proceso. El valor debe
incluir adiciones o modificaciones.
Si la obra pública terminó en
condiciones anormales (terminación anticipada, caducidad, etc.) se debe efectuar
el respectivo comentario en la columna
de observaciones.
7. EJECUCIONES
PRESUPUESTALES:
Relacione por cada una de las
vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los
efectivamente recaudados y el porcentaje de ejecución.
Relacione por cada una de las
vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro o ratificación, los valores presupuestados, los
efectivamente gastados y el porcentaje de ejecución.
8.
CONTRATACION:
Relacione por cada una de las
vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la
gestión y la fecha de retiro o ratificación, el número de contratos en proceso y
ejecutados de acuerdo con los objetos contractuales (prestación
de
servicios, adquisición de bienes, suministro, mantenimiento, asesorías,
consultorías, concesiones, fiducias, etc.) y modalidades
de contratación (No incluya los contratos de obra pública reportados en el punto
6 de la presente Acta de Informe de Gestión).
9. REGLAMENTOS Y
MANUALES:
Relacione a la fecha de retiro, separación del
cargo o ratificación, los
reglamentos internos y/o manuales de funciones y procedimientos vigentes en la entidad.
10. CONCEPTO
GENERAL:
Concepto General Gestión del
funcionario que se retira, se separa del cargo o lo ratifican, en forma narrada
máximo en dos hojas, sobre la situación administrativa y financiera cumplida
durante el período comprendido entre la fecha de inicio de su gestión y la de su
retiro o ratificación.
11.
FIRMA:
_________________________________________
NOMBRE Y FIRMA
FUNCIONARIO SALIENTE,
RESPONSABLE
(Titular o representante
Legal)
12. OTRAS
FIRMAS:
En caso de muerte, incapacidad por
enfermedad o ausencia injustificada de que trata el artículo 8º de
_____________________________________________
NOMBRE Y FIRMA
FUNCIONARIO DE JERARQUIA
INMEDIATA INFERIOR
(Autorizado)
Relación de
Fecha.
________________
_____________________________________________
NOMBRE Y FIRMA
JEFE DE CONTROL INTERNO
O SU DELEGADO
______________________________
__________________________
NOMBRE, CARGO, FIRMA y N° C. C.
NOMBRE, CARGO, FIRMA y N° C. C.
PRIMER TESTIGO
SEGUNDO TESTIGO
Contenido del Anexo: Formato Unico "Acta de Informe de Gestión" preparado por
_________________
(*) FUENTE: Ley 951 de 2005 y
articulado de la presente resolución orgánica.